Antrag: Einführung von hybriden Sitzungen in den Gremien der Stadt Bocholt

Hybride Gremiensitzungen

Gremium: Ausschuss für Digitales am 13.02.2024

  1. Der Ausschuss für Digitales empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung in Bocholt, dass in seinen Gremien die Möglichkeit für hybride Sitzungen nach § 58a Gemeindeordnung NRW eingeführt werden soll.
  2. Der Ausschuss für Digitales empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung in Bocholt die Verwaltung zu beauftragen, die notwendigen Änderungen in der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung vorzunehmen und dem Stadtrat zur Beschlussfassung in der nächsten Ratssitzung vorzulegen.
  3. Der Ausschuss für Digitales empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung in Bocholt zu genehmigen, dass für die Durchführung dieser Sitzungen ausschließlich die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) zugelassenen Videokonferenzsysteme und Abstimmungstools genutzt werden.
  4. Der Ausschuss für Digitales empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung in Bocholt die Verwaltung zu beauftragen, die technischen Voraussetzungen für die Durchführung hybrider Sitzungen sowie, bei Eintreten eines Ausnahmefalls nach § 47 Gemeindeordnung NRW, für digitale Sitzungen zu schaffen und dafür
    • eines der zugelassenen Lizenzprodukte anzuschaffen und die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.
    • den Ratsmitgliedern Endgeräte zur Verfügung zu stellen und deren laufende Systembetreuung sicherzustellen bzw. die teilweiße vorhandenen iPads der Ratsmitglieder entsprechend technisch zu erweitern.
    • die Einhaltung der Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit gemäß den Vorgaben der gpaNRW sicherzustellen.

Begründung:
Die fortschreitende Digitalisierung unserer Gesellschaft erfordert eine Anpassung der Arbeitsweisen in kommunalen Gremien. Durch die Einführung hybrider Sitzungen für die Gremien des Rates der Stadt Bocholt kann die Gremienarbeit flexibler, effizienter und inklusiver gestaltet werden. Darüber hinaus werden damit die Voraussetzungen geschaffen, um unter außergewöhnlichen Umständen, wie Katastrophenfällen oder Pandemien, die kontinuierliche Arbeit zu gewährleisten.
Die Nutzung der von der gpaNRW geprüften und zugelassenen Systeme stellt sicher, dass unsere Sitzungen höchsten Ansprüchen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit genügen. Diese Systeme bieten die notwendige Rechtssicherheit für digitale Beschlussfassungen und sind essenziell für eine moderne und transparente Gremienarbeit.
Die organisatorische Anpassung, einschließlich der Änderung der Hauptsatzung und Geschäftsordnung, ist notwendig, um diese neuen Sitzungsformate nahtlos zu integrieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Ansprechpartner*innen:
Jens Grotstabel, Michael Jansen, Markus Böggering, Martin Große-Vehne und Monika Ludwig

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